Procediment d’avaluació documental 1
Procediment d’eliminació de documentació pública. 3
Sol·licitud d’accés a la informació pública. 5
Recursos administratius a la CNAAD.. 6
Recurs d’accés a la informació pública. 6
Recurs de les resolucions d’avaluació de la CNAAD.. 6
Com s’ha de fer l’avaluació documental, l’eliminació documental, l’accés a la informació pública o el recurs a les resolucions de la CNAAD?
Per avaluar la informació i documentació pública i accedir-hi cal fer una sèrie d’accions o tràmits per donar compliment a la demanda.
En aquest text trobareu l’explicació de com s’ha de fer.
PROCEDIMENTS DE LA CNAAD
Procediment d’avaluació documental
Aquest procediment afecta la documentació pública que una Administració, o les entitats que en depenen, vol avaluar per determinar-ne la disposició i l’accés i està regulat pel Decret 455/2022, del 9-11-2022, d’aprovació del Reglament d’organització i funcionament de la Comissió Nacional d’Accés i Avaluació de la Documentació (CNAAD).
El procediment de sol·licitud d’avaluació de documentació pública s’inicia a instància del productor de la documentació, sota demanda de l’Arxiu Nacional d’Andorra o per petició expressa de la mateixa Comissió Nacional d’Avaluació i Accés Documental (CNAAD); el tramita la Comissió Permanent d’Avaluació i Accés Documental (CPAAD) i el resol la CNAAD.
Passos que cal seguir:
- Quan un servei detecta la necessitat d’avaluar una determinada sèrie, procediment, document o base de dades, ha d’omplir el formulari de proposta d’avaluació i accés a la informació (PAAI).
- El tècnic responsable de la documentació és l’encarregat d’omplir la fitxa. Si requereix ajuda, es pot posar en contacte amb els tècnics d’arxiu de la seva institució o amb la Unitat de Gestió Documental del Govern d’Andorra.
- La PAAI arriba a la secretaria de la CNAAD, que la revisa per validar que la informació estigui correctament consignada. En cas que faltin dades o s’hagi de modificar quelcom, la secretaria es posarà en contacte amb el responsable de la documentació per solucionar-ho.
- Si la PAAI és correcta, la secretaria la compartirà amb els membres de la CNAAD i establirà la data de reunió perquè la valori la Comissió Permanent.
- La secretaria de la CNAAD convocarà el responsable de la documentació el dia i la data de la reunió de la Comissió Permanent, a la qual haurà d’assistir per defensar la PAAI i resoldre els possibles dubtes que puguin sorgir al respecte.
- Durant la reunió, els membres de la Comissió Permanent, que ja tindran les PAAI, faran preguntes al responsable de la documentació. Abans de finalitzar la reunió, els membres de la Comissió Permanent hauran d’arribar a un acord sobre la disposició i el tipus d’accés que requereix la documentació avaluada.
- La secretaria aixecarà acta de la reunió, en què deixarà constància dels acords presos.
- La secretaria farà arribar l’acta als membres del ple de la CNAAD, juntament amb un informe amb la proposta de Taules d’avaluació i accés a la informació pública (TNAAI), i establirà data i hora per a una reunió plenària.
- Al plenari de la CNAAD es revisarà la documentació (PAAI, actes i proposta de TNAAI) i es deliberarà sobre els acords. En cas que la majoria dels membres de la Comissió estiguin d’acord, s’emetran les resolucions corresponents.
- En cas que el plenari de la CNAAD no arribi a un acord, es podrà demanar a experts en el tema que assisteixin a pròximes reunions o crear grups de treball al respecte fins que s’arribi a un acord i s’adopti la resolució corresponent.
- Les resolucions de la CNAAD es publicaran al BOPA.
- Un cop publicada la resolució, el responsable de la documentació ja podrà aplicar la disposició seguint el procediment establert.
Modificació de TNAAI
- Cada vegada que arribi una demanda d’avaluació, la secretaria haurà de confirmar que no hi hagi cap TNAAI aprovada que pugui aplicar-se a la documentació que es demana avaluar. En cas que alguna TNAAI pugui ser aplicada, en lloc de fer un procediment d’avaluació, caldrà fer una revisió de la TNAAI per valorar si la documentació que es demana avaluar encaixa.
La Comissió Permanent es reunirà per avaluar la documentació i revisar la TNAAI. En cas que s’arribi a l’acord de fer servir la mateixa TNAAI, caldrà modificar el camp ‘Productor’ per afegir-hi el nou organisme. Aquesta modificació s’ha de comunicar al ple de la CNAAD perquè la resolgui i l’elevi al Govern.
Les modificacions es publicaran al BOPA, i s’hi indicarà la data de la modificació i el número de TNAAI a la qual s’aplica.
- En cas que un organisme consideri que s’ha de modificar algun camp d’una TNAAI per actualitzar la informació, haurà d’adreçar un escrit a la secretaria mitjançant el correu electrònic.
La Comissió Permanent valorarà la petició i, en cas d’estar-hi d’acord, farà un informe conforme.
La secretaria informarà el ple de la CNAAD de la modificació perquè faci la resolució escaient.
Les modificacions es publicaran al BOPA, i s’hi indicarà la data de la modificació i el número de TNAAI a la qual s’aplica.
La secretaria modificarà la informació al registre de les TNAAI.
Tancament de TNAAI
En cas que un organisme consideri que un procediment ha variat tant que la TNAAI que se li aplica ja no està vigent, haurà d’adreçar un escrit a la secretaria mitjançant el correu electrònic.
La Comissió Permanent valorarà la petició i, en cas d’estar-hi d’acord, farà un informe conforme. La secretaria passarà l’informe al ple de la CNAAD perquè faci la resolució escaient.
Els tancaments es publicaran al BOPA, i s’hi indicarà la data del tancament i el número de TNAAI a la qual s’aplica.
Tots aquests procediments es podran iniciar d’ofici si la CNAAD ho considera oportú.
Procediment d’eliminació de documentació pública
Per eliminar documentació que ha estat creada o rebuda per l’Administració com a resultat de les seves funcions, s’han de seguir els passos següents:
- Esbrinar si aquesta documentació és l’original o una còpia, i si és responsabilitat del departament que vol eliminar o d’un altre.
- Si és una còpia i es té localitzat l’original, es pot eliminar directament. La còpia conforme a l’original es considera com un original.
- Les publicacions es poden eliminar directament.
- Només pot avaluar i aplicar el procediment d’eliminació el responsable de la documentació. En cas de no ser-ho, caldrà adreçar-se a qui ho sigui perquè faci el procediment adient.
- Comprovar la data en la qual es va crear la documentació. Segons la Llei de patrimoni cultural, els documents anteriors al 1984 són de conservació permanent.
- Comprovar que cap expedient no està judicialitzat. Si és el cas, aquests expedients s’han de retenir.
- Si la documentació que es vol eliminar és original i posterior al 1984, el següent pas que s’ha de fer és confirmar si hi ha una avaluació aprovada que n’estableixi el termini de conservació. Per fer-ho, s’han de consultar les taules d’avaluació documental (TNAAI).
- Si no té una taula d’avaluació aprovada, cal posar-se en contacte amb la secretaria de la CNAAD adjuntant a la comunicació una proposta d’avaluació (PAAI) degudament omplerta, i seguir el procediment d’avaluació.
- Si té una taula d’avaluació aprovada, s’ha de revisar si la documentació pot ser eliminada d’acord amb les condicions següents:
- Que hagi transcorregut el temps de conservació que marca la taula d’avaluació.
- Que la documentació que cal eliminar no estigui afectada per cap procediment judicial obert. En cas que algun expedient ho estigui, s’ha de retenir.
- Que la documentació que s’elimina sigui únicament la documentació a la qual fa referència l’avaluació i que no hi hagi res més barrejat.
Una vegada fetes les comprovacions oportunes, segons l’article 27 de la Llei 33/2021 de transparència, accés a la informació pública i govern obert, el responsable de la documentació objecte d’eliminació haurà de fer el següent:
- Elaborar un inventari de la documentació que cal destruir.
- Obtenir l’autorització de la secretaria o de la direcció de l’organisme o entitat titular de la documentació.
- Iniciar el procés de contractació administrativa perquè una empresa especialitzada faci l’eliminació certificada de la documentació. Un cop realitzada l’eliminació, l’empresa haurà de lliurar al responsable de la documentació un certificat en què s’assegura que s’ha fet aquesta eliminació.
- L’eliminació de documentació s’ha de comunicar a la secretaria de la CNAAD mitjançant la tramesa d’una acta d’eliminació a través de l’adreça electrònica comunicacio@cnaad.ad.
Els titulars de documents públics han de disposar d’un registre de destrucció de documents, que ha d’estar autoritzat pels seus secretaris respectius. Aquest registre ha d’estar a disposició de consulta de la CNAAD i de l’Arxiu Nacional d’Andorra.
Sol·licitud d’accés a la informació pública
Aquest tràmit està en construcció per convertir-lo en un servei digital mitjançant la Seu electrònica.
D’acord amb el Reglament que regula el procediment per a l’accés a la informació pública, cada sol·licitud s’ha d’adreçar directament a l’organisme o entitat dependent que és propietària de la informació que es requereix.
En el cas del Govern, les demandes es poden fer mitjançant un tràmit genèric adreçat a la Unitat de Transparència (UTAIP).
La sol·licitud ha de contenir, com a mínim, la informació següent:
- Identitat i informació de contacte del sol·licitant d’accés a la informació pública.
- Àmbit i informació objecte de la sol·licitud. Descriure-la de la manera més precisa possible per facilitar la recerca, però sense necessitat d’indicar cap document ni expedient concret.
- Proposta del mitjà o la manera de poder tenir accés a la informació pública.
La tramitació de les sol·licituds segueix el procediment següent:
- Registre: la UTAIP inscriu la sol·licitud en el Registre de consultes d’informació pública.
- Valoració de la sol·licitud: la UTAIP examina la sol·licitud i valora si reuneix alguna de les causes de no admissió establertes a l’article 13.4 de la Llei 33/2021.
- En cas de no admissió, el responsable de la UTAIP elabora un informe-proposta, que ha de presentar per resoldre’l a la persona titular del ministeri que disposa de la informació sol·licitada. La resolució d’inadmissió ha de ser motivada i s’ha de notificar al sol·licitant.
- Admissió a tràmit: informe del ministeri. A partir de l’admissió a tràmit, el responsable de la UTAIP remet la sol·licitud al ministeri que disposa de la informació, ja sigui el mateix ministeri o bé algun dels òrgans que estan sota la seva direcció, a través del gestor de transparència i accés a la informació que es designi per part de cada ministeri, per estudiar conjuntament la sol·licitud, el contingut i les característiques de la informació sol·licitada i valorar si incorre en alguna de les limitacions o situacions que la Llei 33/2021 preveu que pugui impedir accedir totalment o parcialment a la informació sol·licitada.
- A partir de la valoració efectuada, el responsable de la UTAIP elabora un informe-proposta que presenta a la persona titular del ministeri esmentat per resoldre’l.
- Resolució: les resolucions denegatòries, les que concedeixen l’accés parcial i les que ho fan a través d’una modalitat diferent de la sol·licitada han de ser motivades.
Recursos administratius a la CNAAD
Recurs d’accés a la informació pública
D’acord amb l’article 16 de la Llei 33/2021 i del Reglament que regula l’accés a la informació pública, les resolucions dictades per la persona titular del ministeri competent en matèria de transparència i accés a la informació pública són recurribles directament davant la jurisdicció administrativa en la forma i els terminis establerts per la llei que regula el procediment davant d’aquesta jurisdicció, però també hi ha la possibilitat d’interposar el recurs administratiu previ a la CNAAD.
La interposició de recurs davant de la CNAAD s’ha de fer mitjançant la tramesa de la sol·licitud habilitada a aquest efecte, o bé a través de la Seu electrònica del Govern, quan sigui operativa, o directament al Servei de Tràmits del Govern.
Aquest recurs serà transmès a la Comissió Permanent d’Accés a la Informació Pública perquè elabori un informe i, llavors, que el Ple de la CNAAD resolgui sobre el recurs.
Aquest recurs esgota la via administrativa i pot ser recorreguda davant la jurisdicció administrativa en la forma i els terminis establerts per la llei que regula el procediment davant d’aquesta jurisdicció.
Recurs de les resolucions d’avaluació de la CNAAD
Els recursos per les altres resolucions i actes de la CNAAD s’han de fer seguint l’article 124. 1, apartat c, del Codi de l’Administració i, en aquest cas, s’han de presentar seguint el tràmit de recurs a la CNAAD, emplenant la sol·licitud pertinent, a la Seu electrònica habilitada a aquest efecte o al Servei de Tràmits, que l’adreçarà a la mateixa CNAAD perquè la resolgui.